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Gestão do tempo para empreendedores: o que ninguém te conta sobre essa rotina

foto de um homem negro trabalhando num computador e fazendo a gestão tempo

Acordar, tomar café da manhã, ver os e-mails e realizar as tarefas do dia são, basicamente, a rotina de todos. A diferença é que os empreendedores precisam encaixar mais atividades nessa programação — e isso nem sempre é fácil, especialmente se você esquece da gestão do tempo.

Seja com uma equipe pequena, seja sem ninguém, o fato é que todo empreendedor só terá sucesso se tiver uma boa produtividade. Afinal, é preciso dela para atender os clientes, tomar decisões, captar mais oportunidades e realizar outras atividades diárias.

Nesse processo, é preciso contar com a tecnologia a seu favor. Mais do que utilizá-la para entrar em contato com clientes, fornecedores e parceiros, também é importante adotá-la pra gerenciar as horas do seu dia.

Como fazer isso? É o que vamos explicar neste artigo. Afinal, se você chegou até aqui, precisa de algumas dicas práticas para otimizar sua rotina, certo? Então, continue lendo e veja o que trará resultado para a sua realidade.

O que é a gestão do tempo?

Gerenciar o tempo é a prática que consiste em controlar as horas e os minutos gastos em cada tarefa, a fim de otimizar o período de trabalho. Essa estratégia é válida para qualquer pessoa, mas é ainda mais importante para empreendedores, já que eles precisam fazer todas ou boa parte das atividades totalmente sozinhos.

Nesse cenário, é normal ter a sensação de que o dia deveria ter mais de 24 horas. Isso acontece, porque é comum deixar tarefas para trás e até atrasar algumas delas que são importantes.

Para evitar essa situação, é preciso organizar suas horas de trabalho. A partir da gestão do tempo, fica mais fácil equilibrar a vida pessoal e profissional, além de priorizar aquilo que é realmente relevante. 

Afinal, um dos principais problemas é justamente não conseguir hierarquizar as atividades. Pode parecer estranho, mas você vai perceber isso ao longo deste conteúdo.

Por que os empreendedores devem gerenciar o tempo?

Apesar de nem sempre darmos a devida importância ao tempo, ele é limitado. O pai da administração moderna, Peter Drucker, dizia que “o tempo é o recurso mais escasso e, a menos que seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado”.

Essa frase demonstra bem a relevância de gerir as horas do seu dia. Essa medida é válida até para estudantes, mas é obrigatória para empreendedores. É por meio dela que se torna possível alcançar os objetivos e conquistar vantagem competitiva.

Essa afirmação pode ser mais bem compreendida com a ajuda de exemplos. Se você atuar como um Microempreendedor Individual (MEI), precisa gerenciar o tempo para realizar todas as atividades sem a ajuda de outras pessoas — ou com, no máximo, um colaborador.

Se tiver uma pequena empresa, terá que centralizar as decisões e realizar uma série de atividades, ao mesmo tempo que gerencia sua equipe. Em ambos os casos estão incluídos:

  • atendimento ao cliente;
  • abertura e fechamento do estabelecimento;
  • gerenciamento das vendas;
  • controle de estoque;
  • realização de compras de insumos ou mercadorias;
  • resolução de problemas;
  • obtenção de empréstimos;
  • gestão financeira;
  • efetivação do marketing para captar clientes e aumentar as chances de fechar negócios.

Percebe como é preciso realizar uma série de atividades? Em poucas pessoas, pode ser bastante difícil conciliar todas elas. No entanto, com a gestão do tempo é possível atingir vários benefícios, como:

  • precisão nos prazos de entrega;
  • pontualidade e disciplina com as tarefas a realizar;
  • alcance de resultados efetivos;
  • aumento da confiança para o dia a dia de trabalho;
  • conquista das metas com mais rapidez e consistência;
  • crescimento da produtividade;
  • redução do nível de estresse e da ansiedade, porque tudo está sob controle.

Depois de ver todas essas informações, talvez você ache que a administração do tempo é uma prática muito complexa. O que vamos mostrar agora é que ela é mais fácil do que parece. Basta ter boa vontade de aplicá-la.

Como aumentar sua produtividade pela gestão do tempo?

A melhor notícia para quem precisa gerenciar o seu dia é saber que a prática é aplicável a partir de medidas simples. Isso traz mais tranquilidade, porque basta fazer um planejamento e se empenhar para segui-lo.

É claro que não é a coisa mais simples do mundo. Afinal, quem tem costume de agir conforme o “sabor dos ventos” terá dificuldade de cumprir uma rotina mais rígida. No entanto, essa sensação passa depois de alguns dias e se torna mais fácil. Então, que tal ver o que fazer e experimentar as sugestões?

Construa uma rotina

Comece criando uma rotina, ou seja, um ritmo que deverá ser seguidos todos os dias. Aqui, é importante considerar tanto as suas atividades empresariais quanto alguma tarefa pessoal que considere intransferível e inadiável, como ir à academia.

Aqui, não há segredos nem fórmulas mágicas. A rotina precisa ser criada a partir das suas necessidades. Por exemplo:

  • 7h: tomar café da manhã;
  • 7h30min: fazer uma atividade física;
  • 9h: começar a trabalhar;
  • 12h: almoçar;
  • 13h: voltar a trabalhar;
  • 18h: ir para casa.

Essa é apenas uma sugestão, ok? Pode ser totalmente diferente. Além disso, vale a pena usar alguma metodologia de gerenciamento do tempo. Existem várias possibilidades. Conheça algumas delas.

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Getting Things Done (GTS)

Foca 5 etapas que ajudam a ter mais controle sobre as atividades a realizar. Assim, são alcançados melhores resultados. Os passos do método GTD são:

  • capturar: implica indicar o que precisa da sua atenção e organizar essas atividades. Pode consistir na elaboração de uma lista de tarefas;
  • esclarecer: analise cada informações sinalizada e decida se alguma delas requer alguma ação;
  • organizar: liste os itens de acordo com a sua preferência. Separe as atividades em listas, a partir de sua semelhança;
  • refletir: reveja as listas com frequência para garantir que todas as atividades estão contempladas. Esse processo deve ser feito uma vez por semana, no mínimo;
  • engajar: é a hora de executar as tarefas indicadas na lista.
Fonte: Facebook Descomplica

Pomodoro

É um dos mais comuns e conhecidos métodos de gestão do tempo. A ideia é simples: dividir os tempos de trabalho em intervalos de 25 minutos. Cada um deles é chamado de pomodoro. Ao final de cada um desses períodos, você faz um intervalo de 5 minutos.

Quando fechar 4 pomodori — ou seja, 4 intervalos de trabalho de 25 minutos —, você deve fazer uma interrupção mais longa, de 20 ou 30 minutos. A ideia é que, enquanto está no pomodoro, deve somente executar a sua tarefa, sem prestar atenção a outras situações.

Portanto, se chegar um e-mail, tocar o telefone, alguém chamar no WhatsApp etc., você espera aquele pomodoro terminar e toma conta dessas situações nos períodos de descanso. Eles também servem para tomar água, ir ao banheiro e mais.

Além disso, a técnica pomodoro indica listar todas as tarefas e marcá-las como concluídas ao final. Isso pode ser feito no papel ou em um arquivo do computador. Caso algo tire sua atenção durante o horário de trabalho, anote o que foi para fazer uma análise dos seus hábitos rotineiros.

Planeje o dia seguinte

O próximo passo é planejar a sua rotina. Elabore de forma diária e/ou semanal. De toda forma, o importante é ser detalhista.

Por isso, o recomendado é fazer o planejamento no dia anterior ou nas primeiras horas da manhã. Defina o que fará e coloque todas as atividades em uma lista. Pode ser em um caderno ou em um aplicativo de celular.

Em seguida, separe os compromissos, deixando os mais importantes para a manhã e os menos relevantes para a tarde. Esse é um dos motivos, inclusive, que muitos empreendedores recomendam dormir cedo e acordar cedo.

Inclusive, existe o 5 am club. Basicamente, esse é um método de desenvolvimento pessoal e profissional, que prevê acordar às 5h todos os dias. Segundo seus seguidores, essa é uma forma de aumentar a produtividade, ter vantagem competitiva e adotar hábitos mais saudáveis.

Criado por Robin Sharma, um dos gurus de liderança e alta performance, o melhor é começar o dia com:

  • 20 minutos de exercícios físicos, porque isso eleva os batimentos cardíacos, deixa o corpo alerta e preparado para começar as tarefas;
  • 20 minutos de meditação e planejamento, ou seja, reflita e contemple o que precisa ser feito. Esse é o período para limpar a mente e aproveitar o silêncio para organizar suas metas;
  • 20 minutos de crescimento, isto é, um período para aprender algo novo, ler livros, ouvir podcasts, assistir a vídeos e o que mais quiser.

O detalhe desse período das 5h às 6h é que você nunca deve mexer em qualquer dispositivo eletrônico. Inclusive, é indicado acordar com um despertador comum, em vez do celular.

Foque uma tarefa de cada vez

Uma das principais dificuldades de quem busca gerenciar o tempo é dar conta de todas as atividades. Muita gente acha que, para isso, é preciso ser multitarefa. No entanto, já ficou provado que o resultado é melhor e surge mais rápido quando é focada apenas uma tarefa de cada vez.

Quando você faz muitas coisas ao mesmo tempo, não consegue se concentrar de maneira correta. Ao se concentrar em cada uma delas, tem chances de terminar com mais rapidez. O máximo que você pode fazer aqui é dividir as atividades similares.

O objetivo é trabalhar nelas durante determinado período. Por exemplo, ver todos os e-mails durante 30 minutos. Você fará só isso, mas conseguirá resolver essa pendência.

Termine a tarefa mais difícil primeiro

Acredite ou não, livrar-se logo daquela tarefa difícil e que você sempre posterga ajuda na gestão do tempo. Como empreendedor, você precisa lidar com diferentes atividades durante o dia.

Quando se programa para cumprir a mais difícil primeiro, tem a sensação de vitória logo no começo do dia e a preocupação some. Assim, os outros compromissos parecerão mais simples.

Quais apps ajudam na gestão do tempo?

Para gerenciar o tempo, vale a pena usar a tecnologia. Vários aplicativos ajudam nessa tarefa. Veja alguns dos principais e por que eles contribuem para o aumento da produtividade.

Trello

É uma ferramenta de gestão de projetos ao estilo Kanban. No painel, você pode criar cartões para cada uma de suas tarefas e incluir detalhes, como prazo de entrega, arquivos e mais. Pode, inclusive, compartilhar com outra pessoa para verificar o que está sendo feito.

Além disso, existem colunas que podem constar as tarefas a fazer, em andamento e feitas. Você pode colocar quantas denominações desejar. Por isso, o Trello é uma das ferramentas mais usadas nas empresas. Ele está disponível para Android, iOS e computador de forma gratuita.

G Suite

É a versão corporativa das ferramentas do Google. Com o G Suite, você tem acesso ao Gmail, Agenda, Google Drive e mais. Como todas as ferramentas estão centralizadas, você deixa de perder tempo com a pesquisa de soluções.

Além disso, o compartilhamento em nuvem permite gerenciar o trabalho de parceiros e colaboradores, além de facilitar a comunicação entre todos. Sem contar que você pode planejar o seu dia diretamente na Agenda.

Bume

Consiste em uma ferramenta completa de gestão das redes sociais. Com o Bume, você agenda as postagens no Instagram, Twitter, LinkedIn e Google Meu Negócio. Mais do que isso, otimiza o link na bio e captura leads, ou seja, potenciais compradores dos seus produtos e serviços.

A depender do plano, você ainda pode obter relatórios do Instagram, criar respostas automáticas e gerenciar a lista de Close Friends para monetizar ainda mais. Todas essas atividades se tornam mais fáceis com o Bume e ajudam seu negócio a crescer, especialmente porque você alcança mais oportunidades.

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Assim, sua empresa tem melhores resultados e a gestão do tempo fica mais fácil. Então, por que não experimentar as dicas e fazer mais do seu dia?

Aproveite as recomendações e aprenda a fazer um planejamento de redes sociais em 9 passos simples. Você verá que é muito fácil!

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